Guide
Tableau de suivi des formations BTP, Excel gratuit : quoi mettre dedans
En brefUn bon tableau de suivi tient sur une ligne par salarié et par date : qui, quoi, obtenu le, expire le, où est le justificatif. Le reste est du décor. Ce qui lui manque toujours, c’est de prévenir : un tableur ne vous écrit pas quand une date approche.
Toutes les entreprises du bâtiment ont ce tableau quelque part. Il a été fait un dimanche, il a été juste ce jour-là, et il vieillit depuis. Ce guide dit ce qu’il doit contenir pour être utile, ce qui le fait mentir sans bruit, et à partir de quand il vaut mieux autre chose.
Les colonnes qu’il faut, et pas une de plus
Une ligne par salarié et par date. Pas une ligne par salarié avec quinze colonnes de dates : dès qu’un homme a deux CACES, ça casse. Voici ce qu’une ligne doit porter.
| Colonne | Pourquoi |
|---|---|
| Salarié | Prénom et nom, toujours dans le même ordre, sans surnom. |
| Poste | Il dit quelles dates sont attendues : un grutier sans CACES R487, ça se voit. |
| Quelle date | Visite médicale, CACES R482, habilitation, AIPR, SST, carte BTP. Une liste fermée, pas du texte libre. |
| Obtenue le | La date du document. Elle sert à calculer la suivante quand la règle est fixe. |
| Expire le | La seule colonne qui compte. Recopiée du document, jamais calculée à la place de ce qui est écrit dessus. |
| Justificatif | Où est la carte ou l’attestation : un dossier, un scan, une photo. Le jour où un donneur d’ordre la demande, on ne fouille pas. |
| État | À jour, expire bientôt, expiré. Calculé par une formule à partir d’aujourd’hui, jamais tapé à la main. |
Les durées à connaître pour remplir « expire le »
Quand le document ne porte pas de date de fin, on la calcule à partir de la date d’obtention. Mais trois de ces durées ne sont pas des règles : ce sont des plafonds ou des usages, et c’est quelqu’un qui décide.
- Visite médicale : au plus 5 ans en suivi simple, 4 ans en suivi renforcé, 3 ans en suivi adapté. C’est le médecin du travail qui fixe la date réelle : celle de l’avis fait foi.
- CACES : 5 ans, sauf le R482 (engins de chantier) qui dure 10 ans. La date est sur la carte.
- Habilitation électrique : c’est l’employeur qui fixe la durée du titre ; 3 ans est l’usage recommandé, 1 an pour les travaux sous tension.
- AIPR : 5 ans, ou la fin de validité du titre qui a servi de base si elle arrive avant.
- SST : 24 mois entre deux maintiens des compétences.
- Carte BTP : la durée du contrat ; 5 ans pour un intérimaire.
- Attestation de non contre-indication des conducteurs d’engins et de certains électriciens : 5 ans, depuis le 1er octobre 2025. Elle conditionne l’autorisation de conduite.
Le détail de chaque durée, qui la fixe et le texte d’origine sont sur la page des durées de validité. Une durée recopiée d’un forum est la première cause de tableau faux.
Ce qui fait mentir un tableur, sans bruit
Un tableau ne se trompe presque jamais de façon visible. Il se trompe en silence, et on ne le découvre que le jour où quelqu’un pose la question.
- Les dates tapées en texte. « 14/11/26 » saisi dans une cellule au format texte ne se compare à rien : la formule d’état dit « à jour » pour toujours. Formatez la colonne en date avant de saisir.
- La formule d’état qui compte depuis la date du fichier. Si elle compare à une date figée au lieu d’aujourd’hui, tout reste vert. Il faut la fonction du jour courant.
- Le fichier en plusieurs exemplaires. Un sur le bureau, un dans la boîte mail de l’assistante, un sur le téléphone. Lequel est le bon ? Celui que personne n’a ouvert depuis mars.
- Le vert sur une case vide. Un salarié dont on n’a rien saisi n’est pas à jour : il est inconnu. Une formule qui met du vert quand la cellule est vide fabrique exactement la fausse tranquillité qu’on voulait éviter.
- Personne pour l’ouvrir. C’est le défaut de fond : le tableau est juste le jour où on le remplit, et il ne prévient personne. Il faut quelqu’un pour l’ouvrir tous les matins, et personne ne le fait.
Un fichier prêt à remplir, gratuit
Plutôt que de le refaire, prenez le tableau de suivi offert sur ce site. Il se télécharge sans inscription. Les colonnes ci-dessus y sont, l’état se calcule tout seul à partir de la date du jour, les lignes passent en jaune à 60 jours et en rouge après la date, la liste des types est fermée, et une feuille à part rappelle chaque durée avec sa source.
Il a une limite, la même que tous les tableurs : il ne vous écrira pas. Vous devrez l’ouvrir.
À partir de quand un tableur ne suffit plus
Trois salariés, un tableau suffit si vous l’ouvrez le lundi. Quinze salariés, c’est une quarantaine de dates qui tombent n’importe quand dans l’année, et une visite médicale ratée se cache très bien entre deux devis. Le signe qu’il est temps de changer n’est pas la taille de l’équipe, c’est la dernière fois que vous avez ouvert le fichier : si vous ne savez plus, le tableau ne vous protège plus.
Qu’on le tienne dans un tableur ou dans un outil dédié, ce qui compte est d’être prévenu avant la date, par quelque chose qui n’a pas besoin qu’on pense à l’ouvrir.
Les questions qui vont avec
Faut-il une feuille par chantier ?
Non. Les dates suivent le salarié, pas le chantier. Une feuille par entreprise, avec une colonne « poste » ou « chantier » si vous voulez filtrer.
Comment calculer l’état automatiquement dans Excel ?
Comparez la date d’expiration à la date du jour avec la fonction AUJOURDHUI(). Si la date de fin est en E2 : =SI(E2="";"rien de saisi";SI(AUJOURDHUI()>E2;"expiré";SI(E2-AUJOURDHUI()<=60;"expire bientôt";"à jour"))). Plus de 60 jours restants donne « à jour », de 0 à 60 « expire bientôt », une date passée « expiré », et une case vide « rien de saisi », jamais « à jour ».
Peut-on partager le tableau avec le conducteur de travaux ?
Oui, à condition qu’il n’en existe qu’un exemplaire, dans un espace partagé, et qu’une seule personne le tienne. Deux personnes qui saisissent dans deux copies, c’est le début de la fin.
Que faire des salariés partis ?
Ne les effacez pas : passez-les dans un onglet « sortis » avec leurs dates. Un donneur d’ordre peut demander l’an prochain si la date était bonne à l’époque.
Le tableau suffit-il en cas de visite de l’administration du travail ?
Il montre que vous suivez vos dates, ce qui est déjà beaucoup. Ce qui est demandé, ce sont les documents eux-mêmes : la colonne « justificatif » sert à les retrouver vite.
Sources
Chaque page a été ouverte et lue à la date indiquée. Un texte peut changer : la date dit jusqu’où ce guide est à jour.
- INRS, CACES : ce qu’il faut retenir · consulté le 20 octobre 2026
- Légifrance, code du travail, article R4624-16 (périodicité du suivi médical) · consulté le 29 août 2026
- INRS, habilitation électrique : foire aux questions · consulté le 20 octobre 2026
- INRS, sauveteur secouriste du travail · consulté le 29 août 2026
- INRS, devenir sauveteur secouriste du travail (validité de deux ans, maintien des compétences de 7 heures) · consulté le 20 octobre 2026
- Code du travail numérique, article R4323-56 (attestation médicale de cinq ans pour l’autorisation de conduite) · consulté le 20 octobre 2026
- Code du travail numérique, article R4624-16 (périodicité du suivi médical, plafond de cinq ans) · consulté le 20 octobre 2026
Ce guide explique ce que disent les textes et ce que fait un employeur organisé. Il ne donne aucun avis sur votre situation et ne remplace ni votre service de prévention et de santé au travail, ni un juriste.
À lire ensuite
- CACES : durée de validité, 5 ans ou 10 ans selon la catégorieTous les CACES durent 5 ans, sauf le R482 (engins de chantier) qui dure 10 ans. Le tableau par recommandation, et quoi faire quand la date est passée.
- Visite médicale dans le bâtiment : tous les combien, et qui décidePremière visite dans les 3 mois, puis au plus tous les 5 ans ; 4 ans pour un poste à risques, avec un point à 2 ans. Le médecin du travail fixe la date.