Ce que nous conservons, et pourquoi

Pour les données de vos salariés, c’est vous le responsable : vous décidez de ce que vous saisissez et pourquoi. Nous n’agissons que pour votre compte, sur vos instructions, et pour aucun autre usage.

Pour les données de votre compte (votre adresse électronique, le nom de votre entreprise, votre abonnement), le responsable est l’éditeur du site : [À remplir par l'éditeur : nom ou dénomination], joignable à contact@avantladate.fr. Son identité complète figure dans les mentions légales.

• Votre compte : adresse électronique, nom de l’entreprise, mot de passe chiffré. Nécessaires à l’exécution du contrat qui nous lie.
• Vos salariés : prénom, nom, poste et, si vous les renseignez, matricule, équipe, dates d’entrée et de sortie, adresse électronique, téléphone et notes ; pour chaque date, son type, ses dates, l’organisme, le numéro du document, le justificatif que vous joignez et, pour une date importée incertaine, le texte d’origine. Traités pour votre compte, aux fins que vous avez définies.
• Les envois : la trace des rappels expédiés, pour ne jamais vous écrire deux fois la même chose.
• Le paiement : un identifiant client chez notre prestataire. Nous ne voyons ni ne conservons aucun numéro de carte.

Nous ne collectons rien d’autre. Pas de traceur publicitaire, pas de profilage. Une mesure d’audience sans cookie (Vercel Web Analytics) compte les pages publiques vues, sans aucun écran privé ni paramètre d’adresse, et quelques étapes anonymes (clic sur l’essai, inscription, premier salarié, première date, abonnement), sans nom ni identifiant.

Attestations, cartes, contrats : ils sont conservés dans un espace privé, en France. Ils ne sont accessibles par aucune adresse publique ni devinable.

Chaque consultation passe par votre session et produit un lien valable dix minutes : assez pour ouvrir la pièce ou la transmettre, trop court pour qu’un lien recopié quelque part y donne encore accès des mois plus tard.

L’espace de chaque entreprise est cloisonné au niveau du stockage lui-même, pas seulement dans le code : un compte ne peut techniquement pas atteindre le fichier d’une autre société, même en connaissant son emplacement exact.

Quand une fiche disparaît, le fichier correspondant est effacé le lendemain par un passage automatique. Rien ne survit à ce que vous avez supprimé.

Si vous renseignez l’adresse d’un salarié, il reçoit un rappel 30 et 7 jours avant chacune de ses dates. Ce message ne contient que ce qui le concerne : jamais le nom d’un collègue, jamais la situation de l’entreprise, et aucun lien vers l’application, à laquelle il n’a pas accès.

Il peut refuser ces messages d’un seul clic, depuis le rappel lui-même. Ses dates restent alors suivies et vous continuez d’être averti : seul ce qui lui était adressé s’arrête.

C’est vous qui décidez si vos salariés sont prévenus, dans vos réglages, et vous qui devez les informer de ce traitement, comme pour toute donnée que vous détenez sur eux.

La base de données et les fichiers joints sont à Paris, chez Supabase (région eu-west-3). Le code du site s’exécute lui aussi à Paris. C’est là que vos données sont stockées. Trois exceptions, détaillées plus bas : la copie de sauvegarde hebdomadaire, chiffrée avant de quitter nos serveurs et gardée 90 jours chez GitHub (États-Unis), illisible sans une clé que GitHub n’a pas ; la copie qu’un prestataire de lecture peut garder peu de temps pour détecter les abus ; et le tableau que vous nous envoyez par mail, qui arrive d’abord dans notre boîte de messagerie.

Certains prestataires listés plus bas sont des sociétés américaines ou ont une maison mère hors de l’Union européenne : quand des données peuvent leur être accessibles depuis un pays tiers, le transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne, que prévoient leurs conditions de traitement des données. Resend et Stripe adhèrent en outre au cadre de protection des données UE États-Unis (Data Privacy Framework).

Chaque entreprise est isolée des autres au niveau de la base de données elle-même, et pas seulement dans le code de l’application : un compte ne peut techniquement pas lire une ligne appartenant à une autre entreprise.

• Tant que votre compte est actif, vos données restent disponibles.
• Un salarié archivé est conservé trois ans, puis effacé.
• Après résiliation, vous disposez de trente jours pour tout récupérer. Ensuite, tout est effacé définitivement.
• Les traces d’envoi suivent la durée de vie de la date concernée.

Quand vous déposez un tableau ou des attestations, Avant la date en tire les salariés, les types de dates, les dates, l’organisme et le numéro, pour vous éviter de les recopier. Un tableur (Excel, CSV) est lu sur nos serveurs, sans quitter Avant la date ; seul l’intitulé d’une colonne inconnue peut être envoyé, jamais un nom ni une date. Le texte d’un PDF est lu sur nos serveurs. Une photo, une page scannée ou une attestation est transmise à un prestataire de lecture automatique, Mistral AI, société établie en France, avec la consigne de ne rien relever qui touche à la santé.

Ce prestataire peut garder une copie des documents transmis pendant une durée limitée, pour détecter les abus. Chez nous, les fichiers déposés restent dans un espace privé et sont effacés trente jours après l’import ; une attestation rangée chez un salarié devient son justificatif.

Aucune date n’est jamais devinée. Ce qui est lu avec certitude est créé tout de suite, alertes comprises. Une date incertaine est créée et marquée « à vérifier » ; une date incomplète reste vide, avec le texte d’origine ; une date que vous avez saisie à la main n’est jamais écrasée. Un bilan vous dit ce qui a été fait, et vous pouvez annuler l’import pendant vingt-quatre heures.

• chiffrement de bout en bout des échanges, HTTPS obligatoire ;
• mots de passe stockés sous forme d’empreinte, jamais en clair ;
• isolation entre entreprises garantie par la base, vérifiée par des épreuves automatiques à chaque modification ;
• aucune donnée de salarié dans un journal technique, une trace d’erreur ou une adresse web ;
• justificatifs stockés en accès privé, jamais par une adresse devinable.

Vous pouvez récupérer l’ensemble de vos données depuis vos réglages, en un clic et sans nous écrire. Vous pouvez aussi demander leur effacement complet.

Vos salariés disposent des mêmes droits (accès, rectification, effacement, limitation, opposition) auprès de vous, qui êtes responsable de ce traitement. Si l’un d’eux nous écrit directement, nous le renvoyons vers vous et vous en informons.

Si une réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez adresser une réclamation à la Commission nationale de l’informatique et des libertés, cnil.fr.

La fenêtre d’aide du site public envoie vos questions à Mistral AI, un service européen d’intelligence artificielle, qui les lit pour y répondre. Elle ne connaît que ce que nous lui avons appris du produit : elle n’a accès à aucun compte, à aucune donnée de salarié.

Quand la conversation se termine, elle nous est envoyée par courriel, afin que nous sachions ce que le site n’explique pas assez bien. La fenêtre vous le dit avant que vous écriviez. Rien n’en est conservé dans nos bases, et l’aide ne vous demande jamais votre nom ni celui de vos salariés.

Le message envoyé depuis la page « nous écrire » nous parvient de la même façon : par courriel, pour vous répondre, sans être enregistré ailleurs.

Une seule exception : la demande d’offre sur mesure, pour les entreprises de 150 salariés et plus. Votre nom, votre adresse, votre entreprise, votre effectif et votre message sont alors conservés dans notre espace de suivi, le temps de vous faire une proposition puis de créer votre espace. Ils sont effacés trois ans après la demande, et plus tôt sur simple demande écrite.

Depuis votre compte, vous pouvez déposer votre tableur, l’export de votre logiciel de paie, des PDF ou des photos de vos documents : vos salariés et leurs dates sont créés automatiquement, et un bilan vous dit ce qui a été ajouté, ce qui est à vérifier et ce qui a été retiré. Toute colonne d’aptitude, de réserves ou de remarques est retirée sans être lue. Vous restez responsable de ces données, et vous pouvez annuler un import pendant vingt-quatre heures.

Les fichiers sont conservés dans un espace privé, en France, et effacés trente jours après l’import. Si un fichier ne peut pas être lu automatiquement, l’éditeur le saisit à la main : pour un import depuis votre compte, c’est le seul cas où quelqu’un d’autre que vous lit les noms de vos salariés, et il est tracé dans notre journal.

Vous pouvez aussi nous envoyer votre tableau par mail, en réponse à l’un de nos messages, avant d’avoir un compte : vos dates sont lues et rangées dans un espace préparé pour vous, et l’éditeur voit alors les noms et les dates lus. Nous n’en gardons que les noms, postes, types de dates et dates ; toute colonne d’aptitude, de réserves ou de commentaire est retirée sans être enregistrée. Le fichier est effacé dès la saisie, et au plus tard trente jours après sa réception ; un espace que vous n’ouvrez pas est effacé trente jours après sa préparation. Le détail tient en cinq points sur la page ce que nous faisons de votre tableau.

Comme tout site, le nôtre tient un journal des requêtes qu’il sert : l’adresse réseau, la page demandée, le navigateur déclaré, le pays, la date. Il nous sert à voir ce qui est lu et à repérer les tentatives d’intrusion, et à rien d’autre : il n’est croisé ni avec les comptes, ni avec les salariés, ni avec un quelconque outil tiers.

Ces lignes sont conservées trente jours, puis effacées chaque matin par un passage automatique. Aucune donnée saisie dans l’application n’y figure : la recherche d’un salarié par son nom, par exemple, n’y est jamais écrite.

Avant la date dépose un seul cookie, celui qui vous garde connecté d’une page à l’autre. Il est strictement nécessaire au fonctionnement du service et ne suit personne : à ce titre, il ne requiert pas votre consentement préalable et aucune bannière ne vous est imposée.

Aucun cookie publicitaire, aucun cookie de mesure d’audience.

Si une violation de données survenait et présentait un risque pour les personnes concernées, nous vous en informerions sans délai injustifié, avec ce que nous savons, ce que nous ignorons encore et ce que nous faisons.