Salarié étranger : vérifier son titre avant l’embauche et suivre sa date de fin

En brefAvant d’embaucher un salarié étranger qui n’est ni européen ni suisse, l’employeur fait vérifier son titre par la préfecture au moins deux jours ouvrables avant le jour de l’embauche. Ensuite, il doit surveiller la date de fin du titre : le jour où elle passe sans récépissé de renouvellement, le salarié ne peut plus travailler, et l’employeur risque jusqu’à 30 000 € d’amende pénale par salarié.

Dans le bâtiment, beaucoup d’équipes comptent des salariés venus d’ailleurs, souvent les plus solides. Le problème n’est presque jamais l’embauche : on y pense, on vérifie. Le problème, c’est la date de fin du titre, trois ou quatre ans plus tard, quand plus personne n’y pense. Le titre expire un mardi, le salarié continue de venir, et l’entreprise est en tort sans le savoir.

Qui est concerné

Les ressortissants de l’Union européenne, de l’Espace économique européen et de la Suisse n’ont pas besoin d’autorisation de travail. Pour tous les autres, le titre de séjour doit autoriser à travailler, ou l’employeur doit obtenir une autorisation de travail, selon le document que le salarié détient. Service-public.fr détaille les cas titre par titre ; les ressortissants algériens suivent des règles à part.

La règle de fond tient dans l’article L8251-1 du code du travail : nul ne peut embaucher, conserver à son service ou employer, pour quelque durée que ce soit, un étranger qui n’a pas le titre l’autorisant à travailler en France. Les mots « conserver à son service » sont ceux qui comptent pour la date de fin.

Avant l’embauche : la demande à la préfecture

L’article R5221-41 demande à l’employeur de vérifier que l’étranger qu’il veut embaucher est en situation régulière, en saisissant le préfet du département où l’entreprise a son siège. L’article R5221-42 fixe les délais.

1. 1Envoyez la demande à la préfecture au moins deux jours ouvrables avant la date d’embauche.
2. 2La préfecture répond par courrier ou par courriel dans les deux jours ouvrables qui suivent la réception de la demande.
3. 3Sans réponse dans ce délai, votre obligation de vérification est réputée accomplie. Gardez la trace de l’envoi : c’est votre preuve.

Cette vérification n’est pas à faire si le salarié vous présente un justificatif d’inscription à France Travail (article R5221-43). Pour un intérimaire, c’est l’agence d’intérim qui vérifie, et sa vérification vaut pour la durée de validité du titre (article R5221-44).

La copie du titre doit être sur le chantier

C’est le point que beaucoup de patrons ignorent. L’article D1221-24 du code du travail prévoit qu’une copie du titre de chaque salarié étranger est annexée au registre unique du personnel. Elle est tenue à disposition des agents de l’État soit dans l’établissement, soit sur chaque chantier où le salarié travaille.

Concrètement : une pochette dans le classeur du chantier, avec la copie du titre en cours. Pas l’ancien titre, celui en cours. Le jour où un agent passe, c’est ce papier qu’il demandera.

Après l’embauche : la date de fin du titre

Selon service-public.fr, une fois la date de validité du titre passée, le salarié ne peut plus travailler. Il faut attendre qu’il ait un récépissé ou une attestation de prolongation d’instruction qui mentionne le droit de travailler.

• Le cas général : titre expiré sans récépissé qui autorise à travailler, le salarié s’arrête de travailler. Pour la suite du contrat, faites-vous conseiller.
• L’exception : un salarié qui a une carte pluriannuelle de 4 ans ou une carte de résident, et qui a demandé son renouvellement avant la fin de validité, garde le droit de travailler pendant 3 mois après cette date.
• Si vous avez obtenu une autorisation de travail avec une date de fin, c’est à vous d’en demander le renouvellement, au cours du 2e mois avant cette date, en ligne.

La bonne pratique est donc simple : connaître la date de fin de chaque titre, en parler avec le salarié trois ou quatre mois avant, et lui demander la copie du récépissé dès qu’il l’a.

Ce que risque l’employeur

L’article L8256-2 prévoit une protection pour l’employeur de bonne foi : l’amende pénale ne s’applique pas à celui qui a été trompé par un titre frauduleux, sans le savoir, après avoir fait la déclaration d’embauche et la vérification auprès de l’administration. Autrement dit, la demande à la préfecture avant l’embauche n’est pas une formalité : c’est ce qui vous couvre.

Et si vous travaillez en sous-traitance, l’article L8254-1 oblige le donneur d’ordre à vérifier, à la signature du contrat puis périodiquement, que son cocontractant respecte cette règle. Une entreprise générale peut donc vous demander ces pièces, et elle a raison de le faire.