Document unique (DUERP) : mise à jour chaque année, gardé 40 ans

En brefLe document unique d’évaluation des risques (DUERP) est obligatoire dès le premier salarié. À partir de 11 salariés, il est mis à jour au moins une fois par an, et dans toutes les entreprises à chaque changement important. Chaque version se garde 40 ans. Le dépôt sur un portail numérique est prévu par la loi, mais en attendant, vous le conservez dans l’entreprise.

Le document unique, c’est souvent le classeur fait une fois, à la création de l’entreprise ou à la demande d’un client, puis rangé. Le problème, c’est qu’il a une date de mise à jour, comme une formation ou une visite médicale. Et qu’on vous demandera la bonne version, pas la première.

Qui doit l’avoir

Toutes les entreprises, dès l’embauche du premier salarié. Le DUERP recense les risques professionnels auxquels vos salariés sont exposés, et ce que vous faites pour les réduire (article L4121-3-1 du code du travail). Aucun modèle n’est imposé : papier ou numérique, c’est vous qui choisissez.

Ce qu’il contient en plus dépend de votre taille. À partir de 50 salariés, l’évaluation débouche sur un programme annuel de prévention, avec les mesures, leur coût et un calendrier. En dessous de 50, la liste des actions de prévention est consignée dans le document unique lui-même.

Tous les combien le mettre à jour

L’article R4121-2 du code du travail fixe trois occasions de mise à jour.

Dans le bâtiment, les changements importants arrivent souvent : un nouvel engin, un nouveau type de chantier, un produit chimique qu’on n’utilisait pas, un accident ou une maladie professionnelle. Chacun est une raison de rouvrir le document, même si la mise à jour annuelle n’est pas encore due.

À chaque mise à jour, l’article L4121-3-1 prévoit que le document est transmis au service de prévention et de santé au travail auquel vous adhérez.

Gardé 40 ans, toutes versions comprises

Depuis le 31 mars 2022, on ne remplace plus l’ancienne version par la nouvelle. L’article R4121-4 impose de conserver le document unique et ses versions successives pendant 40 ans à compter de leur élaboration. La raison est simple : un ancien salarié qui tombe malade vingt ans plus tard doit pouvoir montrer à quoi il était exposé à l’époque.

• Les salariés et anciens salariés, pour les versions en vigueur pendant leur présence, qui peuvent les transmettre à leur médecin.
• Le comité social et économique, s’il existe.
• Le service de prévention et de santé au travail.
• Les agents de l’administration du travail et ceux des services de prévention de la sécurité sociale.

Ce sont les personnes à qui le document doit rester accessible, selon le même article. En pratique : gardez chaque version datée, ne jetez rien, et rangez-les au même endroit.

Le dépôt dématérialisé : prévu, pas encore là

La loi du 2 août 2021 a prévu que le document unique et ses mises à jour soient déposés sur un portail numérique géré par les organisations d’employeurs : à partir du 1er juillet 2023 pour les entreprises de 150 salariés et plus, au plus tard à partir du 1er juillet 2024 pour les autres.

Ce portail n’est toujours pas ouvert : l’INRS indique que le portail dématérialisé n’est toujours pas disponible. L’article R4121-4, dans sa version en vigueur, règle la période d’attente : jusqu’à l’entrée en vigueur de l’obligation de dépôt, l’employeur conserve les versions successives au sein de l’entreprise, sur papier ou sous forme numérique. Si quelqu’un vous facture un « dépôt obligatoire du DUERP », demandez-lui sur quel portail.

Ce que vous risquez

• Ne pas transcrire ou ne pas mettre à jour l’évaluation des risques : contravention de 5e classe (article R4741-1), soit 1 500 € au plus pour une personne physique et 7 500 € pour une société, doublés en cas de récidive.
• Ne pas avoir de document unique du tout : depuis le 27 juin 2026 et la loi du 25 juin 2026 contre les fraudes sociales et fiscales, l’administration peut aussi, en l’absence de poursuites pénales, adresser un avertissement ou prononcer une amende administrative pouvant aller jusqu’à 4 000 € par salarié concerné (articles L8115-1 et L8115-3).
• En cas de récidive dans les deux ans d’une amende administrative, ce plafond est doublé.

Le plafond de l’amende administrative se compte salarié par salarié : pour une équipe de quinze personnes sans document unique, le risque dépasse de loin le temps passé à l’écrire.