Passeport de prévention : ce que l’employeur doit déclarer, et quand

En brefLe passeport de prévention, créé par la loi du 2 août 2021, rassemble les formations santé et sécurité de chaque travailleur. Les employeurs y ont accès depuis le 16 mars 2026. Jusqu’au 31 décembre 2026, ils déclarent en priorité les formations qu’ils font en interne et qui conditionnent une habilitation ou une autorisation, dans les 9 mois qui suivent la fin du trimestre.

Le passeport de prévention, on en parle depuis 2021, et pendant longtemps il n’existait que sur le papier. Ce n’est plus le cas : il est ouvert aux employeurs depuis le 16 mars 2026, et les salariés y auront accès le 16 novembre 2026. Voici où on en est en octobre 2026, ce qu’un patron du bâtiment doit y mettre, et dans quels délais.

C’est quoi, en deux phrases

C’est un dossier numérique par travailleur, rattaché à son compte personnel de formation, qui regroupe les attestations et diplômes de ses formations en santé et sécurité au travail. Il est géré par la Caisse des Dépôts pour le ministère du Travail, et il suit le salarié d’une entreprise à l’autre (article L4141-5 du code du travail).

L’idée, pour un patron, est double : savoir ce qu’un nouveau salarié a déjà comme formations, et éviter de lui en refaire une qu’il a déjà. Le code prévoit que l’employeur peut consulter et conserver les données nécessaires au suivi de ses obligations de formation, sauf si le salarié s’y oppose.

Où en est le déploiement en octobre 2026

Qui déclare quoi

L’article L4141-5 répartit le travail. Pour un patron, il faut retenir ceci :

• La formation est faite par un organisme (votre CACES chez un organisme testeur, votre recyclage amiante) : c’est l’organisme qui la déclare. Vous, vous vérifiez sa déclaration, et vous pouvez lui demander de la corriger ou de la compléter dans le délai.
• La formation est faite en interne, à votre initiative : c’est vous qui la déclarez, vous-même ou par votre expert-comptable ou un tiers déclarant.
• Un intérimaire formé à l’initiative de l’entreprise utilisatrice : c’est l’agence d’intérim qui déclare, après information de l’entreprise utilisatrice.
• Le salarié pourra lui-même ajouter les formations suivies de sa propre initiative, et celles d’avant le passeport, une fois son espace ouvert.

Quelles formations déclarer jusqu’au 31 décembre 2026

Le décret du 12 juin 2026 a prolongé la période transitoire jusqu’au 31 décembre 2026. Pendant cette période, le périmètre est restreint pour les employeurs : ils déclarent en priorité les formations les plus structurantes, c’est-à-dire celles qui sont obligatoires et très encadrées par la réglementation, et celles qui conditionnent la délivrance par l’employeur d’une autorisation d’occuper un poste, comme les habilitations et les autorisations.

Pour une entreprise du bâtiment, ça vise d’abord ce que vous faites en interne et qui débouche sur une habilitation ou une autorisation que vous signez. Le portail propose des fiches pratiques de déclaration pour les formations les plus courantes, notamment l’amiante, les CACES et les habilitations électriques, et un simulateur pour savoir si une formation est concernée.

Les délais à tenir

Pendant la période transitoire, l’employeur déclare les formations faites en interne dans les 9 mois qui suivent la fin du trimestre concerné. Le même délai vaut pour vérifier les déclarations des organismes. La date de départ dépend du document :

Deux cas particuliers fixés par le décret de juin 2026 : les formations faites en interne entre le 16 et le 31 mars 2026 sont à déclarer avant le 1er avril 2027, et pour les formations des organismes réalisées entre septembre et décembre 2025, l’employeur a jusqu’au 31 décembre 2026 pour vérifier leurs déclarations.

Concrètement, pour une entreprise de 15 salariés

1. 1Connectez-vous à l’espace employeurs du portail, depuis la page officielle du passeport de prévention.
2. 2Listez les formations faites en interne depuis le 16 mars 2026 qui débouchent sur une habilitation ou une autorisation que vous avez signée.
3. 3Déclarez-les en ligne : en dessous de 50 formations, la saisie une par une suffit ; au-delà, l’import par fichier existe.
4. 4Vérifiez les déclarations des organismes pour vos salariés, et demandez une correction si une date ou un nom est faux.

Un point à garder en tête : le passeport est fait pour garder la trace des formations. Sa présentation officielle ne parle pas de vous prévenir quand une date de recyclage approche. Votre suivi des dates de fin reste à tenir de votre côté.